Genootschap voor Risicomanagement

• 14 dec. 2024 11:57:00

Nut en noodzaak van ‘’preppen’’ voor organisaties: voorbereiden op een mogelijke oorlogssituatie tijdens geopolitieke onzekerheid

Introductie

De kersverse NATO secretaris -generaal Mark Rutte, deed afgelopen week een oproep aan burgers om zich voor te bereiden op mogelijke oorlogssituaties. Een soort ‘’awareness test’’. Maar wat is hierin de analogie met organisaties?

De huidige geopolitieke ontwikkelingen, gekenmerkt door spanningen tussen grootmachten, regionale conflicten en economische sancties, brengen nieuwe uitdagingen voor organisaties. Oorlogssituaties of grootschalige geopolitieke instabiliteit kunnen de bedrijfsvoering ernstig verstoren. Denk aan geblokkeerde toeleveringsketens, stijgende energiekosten en cyberaanvallen. Organisaties moeten niet alleen reageren op crises, maar proactief plannen om de impact te minimaliseren. Preppen, ofwel voorbereid zijn op onvoorziene situaties, is essentieel geworden. Het gaat niet alleen om fysieke noodvoorraden, maar ook om strategische planning, risicobeheer en veerkracht. In dit artikel onderzoeken we wat organisaties moeten regelen om voorbereid te zijn op een mogelijke oorlogssituatie en hoe zij risico’s kunnen afwegen. Tot slot bieden we een overzicht van de vijf belangrijkste tips om direct mee aan de slag te gaan.

Analyse

De noodzaak voor organisaties om voorbereid te zijn op oorlogssituaties komt voort uit de groeiende afhankelijkheid van complexe en wereldwijde systemen. Een verstoring in een land kan domino-effecten veroorzaken die wereldwijd voelbaar zijn. Hieronder bespreken we de belangrijkste aandachtspunten voor organisaties:

Toeleveringsketens en grondstoffen

Wereldwijde conflicten kunnen de beschikbaarheid van grondstoffen en goederen in gevaar brengen. Organisaties moeten hun afhankelijkheid van kwetsbare toeleveringsketens minimaliseren door alternatieve leveranciers te identificeren en strategische voorraden aan te leggen. Dit geldt met name voor kritieke materialen zoals halfgeleiders, metalen en energiebronnen. Bedrijven zouden ook scenario’planning moeten implementeren om snel te schakelen bij verstoringen.

Cyberveiligheid

Cyberaanvallen worden vaak ingezet als instrument in geopolitieke conflicten. Organisaties moeten investeren in robuuste cyberbeveiliging, waaronder regelmatige audits, training van medewerkers en het up-to-date houden van systemen. Samenwerkingen met cybersecurity-experts en deelname aan sectorbrede initiatieven kan helpen om voorbereid te zijn op digitale dreigingen.

Bescherming van medewerkers

In tijden van oorlog zijn werknemers een cruciale prioriteit. Organisaties moeten duidelijke protocollen ontwikkelen voor de veiligheid van personeel, inclusief evacuatieplannen, communicatieprotocollen en psychosociale ondersteuning. Dit geldt zowel voor medewerkers in conflictgebieden als voor die in minder direct bedreigde regio’s.

Financiële veerkracht

Financieel gezond blijven tijdens een crisis vraagt om solide liquiditeitsbeheer en diversificatie van inkomstenstromen. Organisaties moeten buffers opbouwen en inzicht hebben in hoe geopolitieke gebeurtenissen hun financiële positie kunnen beïnvloeden, zoals fluctuaties in wisselkoersen of handelsbeperkingen.

Operationele veerkracht

Operationele veerkracht betekent dat een organisatie in staat is om te blijven functioneren ondanks verstoringen. Dit vereist een geïntegreerde aanpak:

• Flexibiliteit in processen: Ontwikkel processen die snel kunnen worden aangepast aan veranderende omstandigheden. Dit kan betekenen dat productielijnen worden omgezet of diensten worden aangepast aan nieuwe vraagpatronen.
• Decentrale structuren: Verminder afhankelijkheid van een enkele locatie door activiteiten en besluitvorming te decentraliseren. Dit kan betekenen dat productie of opslag verspreid wordt over meerdere locaties.
• Redundantie in systemen: Zorg voor back-ups van kritieke apparatuur en infrastructuur, zodat uitval op één punt niet leidt tot een volledige stilstand.
• Personele veerkracht: Investeer in training en ontwikkeling van medewerkers om hen voor te bereiden op crisissituaties. Zorg ervoor dat er een pool van cross-functionele medewerkers is die in verschillende rollen kunnen opereren.
• Samenwerking en netwerken: Werk samen met andere organisaties, overheden en gemeenschappen om te profiteren van gedeelde middelen en kennis tijdens crises.

Reputatiebeheer

In conflictperiodes wordt er scherp gelet op het gedrag van organisaties. Bedrijven moeten zich bewust zijn van ethische en juridische implicaties van hun acties, zoals handelen in gesanctioneerde markten of het ondersteunen van regimes. Transparantie en verantwoording zijn cruciaal om reputatieschade te voorkomen.

Voorbereiding op uitval van nutsvoorzieningen

Oorlogssituaties kunnen leiden tot uitval van kritieke nutsvoorzieningen zoals elektriciteit, water en telecommunicatie. Organisaties moeten plannen ontwikkelen om dergelijke verstoringen op te vangen. Dit omvat het volgende:

• • Energievoorziening: Investeer in noodgeneratoren en alternatieve energiebronnen, zoals zonnepanelen of accu-opslag, om kritieke bedrijfsprocessen operationeel te houden.
  • Watervoorziening: Zorg voor toegang tot noodwatervoorraden en filtersystemen om de continuïteit van watergebruik te waarborgen.
  • Communicatie: Ontwikkel redundante communicatiesystemen, zoals satelliettelefoons of radioverbindingen, om contact te kunnen houden met medewerkers en klanten.
  • IT-ondersteuning: Houd data toegankelijk en beveiligd door middel van offsite back-ups en cloudopslag. Implementeer protocollen om systemen snel te herstellen bij uitval.
  • Training en bewustwording: Train personeel om adequaat te handelen bij verstoringen van nutsvoorzieningen en betrek hen bij regelmatige simulaties.

Risico-afwegingen

Bij het preppen moeten organisaties de balans vinden tussen kosten en baten. Te veel investeren in noodvoorbereidingen kan de huidige bedrijfsvoering verstoren, terwijl te weinig investeringen tot grote kwetsbaarheden kunnen leiden. Een risicoanalyse kan helpen prioriteiten te stellen:

• Waarschijnlijkheid versus impact: Hoe groot is de kans op een bepaald risico, en wat is de potentiële impact? Focus op risico’s met een hoge impact en middelhoge waarschijnlijkheid.
• Tijdshorizon: Hoe snel moet de organisatie reageren? Kortetermijnrisico’s zoals cyberdreigingen vragen directe aandacht, terwijl langetermijnrisico’s zoals grondstoffenschaarste strategische planning vereisen.
• Sector- en locatiespecifieke risico’s: Analyseer welke specifieke risico’s relevant zijn voor de sector en locaties waarin de organisatie opereert.

Top 5 tips voor preppen in organisaties

1. Stel een crisismanagementteam samen: Creëer een multidisciplinair team dat zich richt op risico’s, scenario’planning en crisisrespons.
2. Implementeer een continuïteitsplan: Ontwikkel een gedetailleerd business continuity plan dat de bedrijfsvoering waarborgt bij verstoringen.  Gebruik hierbij bijvoorbeeld ISO 22301 als leidraad.
3. Investeer in cyberbeveiliging: Zorg voor een solide IT-infrastructuur, inclusief back-ups en anti-cyberaanval maatregelen.
4. Onderhoud strategische partnerships: Werk samen met leveranciers, klanten en lokale overheden om een veerkrachtig ecosysteem te creëren.
5. Communiceer transparant: Houd medewerkers, klanten en stakeholders op de hoogte van crisisvoorbereidingen om vertrouwen en betrokkenheid te vergroten.